Consejos para realizar videoconferencias sin riesgos

Las nuevas tecnologías han llegado para mejorar nuestra calidad de vida. Este último año, a causa del coronavirus, el uso de las videoconferencias se ha disparado, en gran medida para paliar la imposibilidad de poder realizar reuniones presenciales. En lo que llevamos de 2021, las cifras muestran como este fenómeno ha llegado para quedarse. Se han disparado los consumos, de esta forma las llamadas móviles han aumentado un 17%, la banda ancha fija un 30% y los datos móviles un 40%, según datos de Telefónica.

En referencia a las videoconferencias, el tiempo dedicado a ellas aumentó de 3 a 5 veces en las empresas con la pandemia. Esto es debido a que muchos empleados tuvieron que trabajar desde casa. El problema, es que para muchas empresas, este fue el primer contacto con este tipo de herramientas.

Para todos aquellos que necesiten reunirse de manera virtual, SPC for Business, la división de soluciones empresariales de SPC que ofrece en exclusiva en España todas las soluciones de videoconferencia de Yealink, ofrece los siguientes consejos para mantener la comunicación segura:

No compartas pantalla por defecto

La mayoría de los servicios de videollamadas disponen de una opción de compartir pantalla, que permite que el usuario puede mostrar su pantalla a los demás. Si quieres una reunión más segura, opta por bloquear esta opción.

En caso de que sea imprescindible que compartas tu contenido, asegúrate de tener abiertos los programas y/o documentos estrictamente necesarios. Si estabas realizando alguna actividad previa que no tiene relación con el tema o si es un trámite personal, cierra todo lo relacionado con ello. Es muy probable que, por accidente, expongas datos personales propios o de terceros. Un fallo muy habitual es mostrar la bandeja de correo electrónico: en este caso, es posible que, inconscientemente, estemos mostrando información confidencial de trabajo.

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Usa herramientas oficiales y mantén actualizada la plataforma

Antes de aceptar todas las condiciones de una aplicación y efectuar la instalación predeterminada, debes asegurarte de que tus datos personales no van a ser abusados. Una de las cuestiones más importantes es saber para qué van a ser utilizados esos datos: su finalidad, el tratamiento que va a dar la aplicación a tus datos privados y durante cuánto tiempo los van a conservar.

En este sentido, existen aplicaciones de mensajería que están enfocadas a la seguridad: hay que revisar si garantizan el cumplimiento del GDPR y respetan de manera estricta sus requisitos en cuanto a seguridad de datos —implementando el aislamiento regional de datos, por ejemplo, que los datos de Europa se quedan en Europa— y ofreciendo opciones de cancelación de las suscripciones a los usuarios.

Para proteger tus videollamadas, asegúrate de tener la última versión del software. A través de las actualizaciones los desarrolladores incluyen parches de seguridad que te brindan un extra de protección. De hecho, las versiones más antiguas suelen tener más vulnerabilidades que los ciberdelincuentes pueden aprovechar para robar tus datos o espiarte.

Activa la sala de espera

Esta funcionalidad añade a los participantes de una conferencia en un entorno previo a la llamada, así el administrador de la sala puede comprobar si los asistentes son los permitidos. Desde esta sala de espera, verificando la identidad de cada participante invitado, le dará paso a la reunión. De este modo, ante la entrada de alguien no autorizado, el administrador podrá denegarle el acceso.

Una vez que todos los participantes se hayan incorporado a la llamada, se bloqueará el acceso a nuevos participantes a la reunión. De esta forma, aseguramos que solo los participantes autorizados estén en la misma, evitando intrusos que puedan espiar nuestras conversaciones.

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Utilizar redes fiables

Las redes a las que nos conectemos tienen que ser seguras. Cambiar la contraseña de tu WiFi con frecuencia mejorará el nivel medio de seguridad que tienes. A mayor frecuencia, más seguridad, pero con hacerlo cada 30 días es suficiente: puedes utilizar un gestor de contraseñas para simplificar el proceso, además de ayudarte a recordar la necesidad de cambiar las contraseñas con la frecuencia adecuada.

En caso de tener que utilizar redes que no sean seguras, por ejemplo, las de un centro comercial, se puede optar por utilizar servicios VPN. Solo así podremos cifrar correctamente nuestras conexiones.

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