Transforma tus Finanzas con la Digitalización de Tus Presupuestos

La gestión financiera es una de las tareas más importantes para cualquier empresa, ya que de ella depende en gran medida su éxito. Uno de los aspectos clave de la gestión financiera es la creación y seguimiento de presupuestos, que permite planificar y controlar los gastos y los ingresos de la empresa. Sin embargo, la creación y gestión de estos presupuestos es una tarea tediosa y propensa a errores.

Afortunadamente, la digitalización de la creación o gestión de presupuestos puede transformar por completo la forma en que las empresas gestionan sus finanzas. La digitalización permite automatizar gran parte del proceso de presupuestación, reduciendo el margen de error y aumentando la eficiencia en la gestión financiera.

En este artículo explicaremos algunos de los métodos que se pueden utilizar para digitalizar los presupuestos, entendidos en el más amplio de los conceptos. Hemos incluido distintas opciones para todos los gustos y todos los tipos de empresas.

Como Puedes Automatizar y Digitalizar Los Presupuestos Para Agilizar tus Finanzas

1.  Plantillas de presupuestos

Algunas veces las soluciones más simples pueden ser las mejores. No siempre lo más elaborado y complejo es lo que mejor nos viene, por el mismo motivo que, a veces, no es necesario descargar programas específicos y complejos para digitalizar presupuestos.

Las plantillas de presupuesto son un clásico efectivo, sencillo rápido y que puede ser la solución ideal para aquellos que no quieran demasiadas complicaciones. Utilizar una plantilla ya creada a la que realizar los cambios oportunos también es digitalizar los presupuestos.

Obviamente, todo dependerá de la empresa, de la complejidad y variedad de los presupuestos y del tipo de empresa. Pero en caso en que solo necesitemos una plantilla base que aplicar en todos los casos, no es necesario complicarse en exceso.

Además, no necesariamente quiere decir que tendremos que utilizar la plantilla tal y como la encontramos. Podemos utilizarla de base para crear nuestra propia plantilla que pasaremos a utilizar y a la que solo modificaremos los datos necesarios para cada caso.

En internet podemos encontrar plantillas modificables para crear la nuestra ideal y que se adaptan a todo tipo de productos, servicios y programas. En caso de que simplemente necesites una solución sencilla y efectiva, las plantillas de presupuestos pueden ser la mejor opción.

2.  Software de contabilidad

Algunas veces se requiere, sin embargo, de sistemas y programas más complejos. Además, pueden ser particularmente útiles si queremos abarcar de forma completa todas las finanzas en el proceso de digitalización.

La gran mayoría de programas de finanzas y contabilidad incluyen módulos en los que se pueden crear presupuestos de forma rápida para enviar y dar una respuesta eficaz a los clientes.

Pueden programarse y personalizarse al punto que queramos, para que cada empresa, cliente, producto o servicio tenga su propio presupuesto ya elaborado y listo para enviar en cuanto se completen los campos pertinentes.

De este modo, además de tener una manera fácil y rápida de crear presupuestos, podemos utilizar el mismo programa para convertirlo en facturas y, eventualmente, contabilizarlos. Sin necesidad de tener que crear una factura desde cero ni hacer grandes modificaciones.

Son cómodas, rápidas, intuitivas y nos permiten unificar bajo un solo mando todo lo relacionado con la contabilidad y las finanzas de nuestra empresa. El departamento contable lo agradecerá a la vez que podremos ver una mejoría en sus actividades y un menor porcentaje de errores.

Si queremos tener todas las finanzas y contabilidad bajo control, a la vez que tener una manera sencilla y cómoda para nosotros y los clientes de crear presupuestos digitales, entonces el uso de software de contabilidad es lo que debemos elegir.

3.  Hojas de calculo

Volviendo al hilo del primer punto, hay veces que la solución más eficaz es aquello más simple. Históricamente, los programas de hojas de cálculo fueron utilizados para la contabilidad. Programas que siempre fueron vistos con recelo por aquellos que no se dedicaban al tema, pero que fueron un antes y un después en el mundo de la contabilidad.

A pesar que llevan mucho tiempo siendo utilizados, siguen vigentes y pueden ser utilizados para agilizar el proceso de creación y envío de presupuestos. Al sistema antiguo, pero eficaz, inicial, se le han añadido nuevas funcionalidades con más recientes actualizaciones que los convierten en programas aún utilizados y muy útiles.

Crear un presupuesto utilizando hojas de cálculo es muy sencillo y, si bien impostado, también puede ser automático. Es necesario cierto conocimiento en fórmulas y ajustes, pero podemos crear presupuestos que se actualicen de forma automática con simplemente la inclusión de uno o dos datos.

Pueden incluso utilizarse las plantillas anteriormente mencionadas o crear las nuestras propias. Luego con un simple ajuste y revisión, se pueden exportar en otros formatos más cómodos y estar listo para enviarlos o, si necesario, imprimirlos.

Digitalizar no necesariamente quiere decir utilizar recursos recién creados, adaptar herramientas clásicas a nuestro favor también puede hacer que seamos más eficaces

transforma tus finanzas con la digitalizacion 2

4.  Aplicaciones móviles

Siempre que hablamos de empresas imaginamos grandes conglomerados o fábricas con un gran número de empleados. Sin embargo las PYMES son aquellas más numerosas y no necesariamente están formadas por una gran plantilla.


De hecho, detrás de la gran mayoría de PYMES hay pocas personas o incluso un solo autónomo. Para esos casos, a veces el uso de softwares de contabilidad puede ser muy costoso e, incluso, innecesario ya que no se aprovechará al máximo.

No obstante, muchos agradecerían poder disponer de un programa del estilo que se adapte a sus necesidades y tamaño. Afortunadamente para ellos, existen herramientas móviles de economía personal que pueden utilizarse para controlar y gestionar las facturas y presupuestos.

Se trata de aplicaciones más enfocadas a la economía individual y a los autónomos, pero que puede ser muy útil para aquellas pequeñas empresas de poco personal donde la misma persona realiza varias funciones.

Siendo autónomos, sabemos la importancia que tener la contabilidad y los papeles disponibles y en regla puede suponer. Por eso, el uso de aplicaciones móviles en las que poder gestionar nuestras finanzas de forma sencilla es clave para hacer más eficiente y digital nuestra economía.

5.  OCR

Cuando hablamos de digitalizar, también podemos referirnos al acto en sí mismo de transformar algo físico en digital. Hasta ahora hemos hablado de digitalizar entendiéndolo como pasar a crear directamente desde la base presupuestos de forma digital.

Es posible que, en algunos casos, necesitemos pasar presupuestos que tenemos en formato físico a un archivo digital que nos sea más fácil de manipular y almacenar. Un escáner normal y corriente nos ayudaría, en parte, a digitalizarlo. Pero se trataría de una imagen que no se puede modificar ni indexar.

La mejor opción para estos casos es utilizar un OCR. Se trata de programas que, además de escanear el documento, se encargan de analizar el texto y transcribirlo al formato de salida. Pasaríamos a tener un archivo editable, con los metadatos y la información accesible.

De este modo podremos utilizarlos datos para contabilizar o registrar la subsecuente factura o para poder crear más rápidamente una base de datos de clientes. Los datos están disponibles como si se tratase de un archivo creado directamente desde un software digital.

Además, pueden enlazarse con programas de contabilidad integral, para que los datos se trasvasan automáticamente y el presupuesto pueda contabilizarse de la misma manera que si fuese digital.

Para los casos en los que entendamos digitalizar por el sentido más literal de la palabra, un OCR puede ser la herramienta que estamos buscando.

El futuro es digital

Si has llegado hasta aquí habrás notado que la opción de no digitalizar los presupuestos ni siquiera se ha puesto encima de la mesa. Realmente, en pleno siglo XXI, con la cantidad de herramientas y tecnologías a nuestro alcance, no aprovecharlas en todos los aspectos que podamos es un desperdicio.

Cada día tenemos nuevas tecnologías más útiles, más modernas, más rápidas y que pueden hacer que nuestro trabajo sea más eficiente. Más allá de las ganas o el recelo que puede generar el cambio y lo nuevo, es una cuestión de supervivencia.

Si nosotros dudamos o decidimos dejar pasar una nueva tecnología que puede ayudarnos, nuestros competidores es posible que no. Contarán, así, con una ventaja a la que quizás jamás podamos recuperar.

Al final, se trata de intentar ofrecer el mejor servicio posible. Si conseguimos eso, también conseguiremos clientes y que nuestra empresa prospere. La mejor manera es empezar desde adentro. Algo tan sencillo como digitalizar las finanzas puede conllevar una verdadera revolución tanto en productividad como en ingresos.

Últimos artículos

Scroll al inicio